Atualmente, independente do setor ou tamanho da empresa ela vai apresentar algum tipo de problema para ser resolvido. Esses podem surgir por vários motivos e é muito difícil resolvê-los de uma maneira efetiva, sem que seja apenas um “apagão de incêndio”. Por isso, é importante definir algumas estratégias que ajudarão a equipe a encontrar a real causa daquele problema, e a partir disso, propor soluções que sejam efetivas, e assim, conseguir que a empresa se desenvolva e cresça. Essas estratégias passam pelo uso de algumas ferramentas que vamos te apresentá-las agora:
A Árvore de Problemas tem como base a identificação da ideia principal do problema e busca diferenciar fatores que são causas de fatores que são consequências daquele problema identificado. Com isso, ela garante que os planos de ação serão direcionados para as causas do problema e não para as consequências, isto é, a árvore é utilizada como forma de se focar no problema e em suas verdadeiras causas e não, na minimização de suas consequências ou efeitos.
Sua utilização se dá a partir da identificação de um tema ou problema central (geralmente aquele que é mais facilmente visível ou sentido), após isso são listados as consequências desse problema central, e as possíveis consequências daquelas já listadas, e por fim são elencados as causas, razões e fatores geradores do determinado problema.
Após definir as principais causas do problema escolhido, é necessário priorizá-las de modo que as soluções sejam direcionadas àquelas que mais impactam os resultados da sua empresa. Para isso, pode-se utilizar a Matriz de Priorização, também conhecida como Matriz GUT, que possui esse nome por poder se classificar a Gravidade, a Urgência e a Tendência dos problemas, e a partir disso, priorizá-los. A Gravidade de um problema pode ser melhor definida como o impacto que ele gera na empresa, já a Urgência significa qual o prazo máximo para e resolvê-lo, enquanto a Tendência é a probabilidade dele se agravar com o passar do tempo.
Depois de ter entendido as causas do problema e definido quais as mais importantes de se resolver, é necessário estruturar uma solução que realmente vai conseguir ser efetiva, e para isso o 5W2H é importante. Essa metodologia é composta por sete perguntas que devem ser respondidas para que dessa forma, haja um detalhamento do que deve ser feito na execução. As perguntas são, o que será feito nessa solução, por quê, como, quem, onde e quando ela deve ser implementada e quanto será gasto para executá-la. Com tudo isso contemplado e bem definido, as chances de você estar resolvendo aquilo que foi demandado são bem altas.
Por fim, após ter um plano bem detalhado e completo, é necessário colocar em prática tudo aquilo que foi pensado e planejado, para que, dessa forma, os problemas sejam realmente resolvidos e uma cultura de melhoria seja implementada na empresa. Levando isso em consideração, o Ciclo PDCA é uma ótima ferramenta para auxiliar na execução de planos de ação, ele se divide em 4 etapas que são importantes para garantir a implementação de uma melhoria na empresa.
A primeira etapa é a de Planejamento, ela consiste em utilizar as ferramentas da qualidade, como as descritas acima, para realmente propor soluções viáveis para uma causa e não uma consequência do problema.
A segunda etapa consiste em Executar tudo aquilo que foi proposto na etapa anterior, enquanto a terceira etapa é para Verificar se realmente o que foi planejado está resolvendo o problema definido, se estiver passa-se para a próxima etapa, se não, é importante repetir o processo, redefinindo os planos de ação, corrigindo os possíveis erros.
Por último, a etapa de Atuação na empresa, se os resultados forem satisfatórios, é necessário padronizar os procedimentos para que eles sejam mantidos, e, a partir disso, ir elaborando novas melhorias para o processo de uma forma geral.
Para conseguir desenvolver essa cultura voltada para a resolução de problemas e uma melhoria contínua dos processos da sua empresa, a PJ Consultoria já realizou projetos que obtiveram excelentes resultados, e pode ser sua parceira nesse grande desafio.
Caso tenha interesse em saber mais sobre como nossos projetos podem ajudar a sua empresa ou tiver alguma dúvida, entre em contato conosco, estamos à disposição para ajudá-lo!
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