A Divisão de Responsabilidades é imprescindível para se ter uma equipe de sucesso. Caso contrário, ocorrerão provavelmente sobrecargas e gargalos.
Ou como Vicente Falconi, ex-aluno da UFMG e fundador de uma grande empresa de consultoria, fala: “O problema dentro de algumas empresas é que todo mundo manda e ninguém pode resolver nada”, ou seja, possuem uma divisão de responsabilidades ineficaz. Mas, então, o que é função? É o cargo da pessoa?
Bom, função não é sinônimo de cargo. A função é estática e está relacionada às tarefas que as pessoas devem desempenhar para que uma organização funcione, ou seja, sempre deverão ser feitas. Já o cargo é a forma que essas funções serão divididas entre as pessoas, podendo variar constantemente.
Dessa forma, saber sobre os tipos de função é essencial para definir os papéis de cada indivíduo dentro da organização em uma situação de normalidade e de anormalidade, e fazer com que haja uma divisão de responsabilidades e a equipe trabalhe de uma forma harmoniosa e eficaz. Mas, quais são os tipos de função? Existem três funções principais em uma organização: Operacional, Supervisão e Gerencial.
As pessoas com a função operacional são aquelas que de fato realizam as demandas de produção, ou seja, elas recebem e transportam insumos, conduzem as máquinas, fazem realmente as manufaturas e armazenam os produtos finais.
Para que o trabalho desses indivíduos seja padronizado e eficaz é imprescindível que ele seja baseado no Procedimento Operacional Padrão, um documento autoexplicativo que visa a uniformização dos processos e gestão do conhecimento na empresa. Com os POPs, temos a sequência de tarefas e atividades executadas pelos operadores descritas e detalhadas, norteando os
indivíduos em seu trabalho. Além disso, neste documento há também a descrição de possíveis erros e problemas comuns com a sua respectiva solução. Como por exemplo, em uma empresa de costura o POP poderia ter “se a linha agarrar na máquina, pare a produção e corte o nó”. Dessa forma, a base da função operadora é seguir esse documento.
Já em uma situação de anomalia, ou seja, eventos não descritos no POP ou situações adversas. Como por exemplo, voltando à empresa de costura, se a mesa quebrar, o operador deve, então, relatar o problema ao seu supervisor.
O indivíduo com a função do tipo supervisora basicamente faz uma ponte entre os operadores e os gerentes. Ele basicamente precisa, em uma situação de normalidade na empresa, verificar se os operadores estão cumprindo com os POPs.
Para que essa pessoa seja treinada, ela deve fazer um plano anual de controle das tarefas operacional, o qual deve guiar o seu trabalho inicial, ser fácil de compreender e ficar a vista em sua sala. Além disso, durante o período de aprendizagem o supervisor também deve, inicialmente, realizar a verificação do trabalho dos operadores de maneira formal, como por um formulário.
Se ocorrer alguma situação anómala, os supervisores devem conduzir para a correção do problema. Para isso, ele deve primeiramente verificar se o Procedimento Operacional Padrão foi cumprido. Caso o POP não tenha sido seguido deve-se investigar a causa, pode ser desatenção, desconhecimento, o documento está incompleto ou falta de treinamento das pessoas envolvidas.
Caso contrário, o supervisor deve continuar investigando. Se a situação for simples de resolver, ela deve ser solucionada por ele. Porém, se for mais complexa ela deverá ser passada para o gerente por meio de um relatório de anomalia.
Dessa forma, os supervisores devem gastar 50% do seu tempo com controle da padronização, diagnóstico e ações corretivas. E o resto do tempo ajudando o gerente a solucionar os problemas crônicos.
Na função gerencial, os indivíduos são responsáveis por conduzir a equipe a atingir as metas propostas por eles e pela sua chefia. Dessa forma, eles devem treinar e conduzir os seus colaboradores imediatos para que a equipe alcance os objetivos propostos. A função básica dele é capacitar os supervisores para treinarem os operadores.
Ademais, deve-se ter em mente que a função gerencial, independente do cargo relacionado a ela na empresa, também é responsável por gerenciar os recursos humanos da organização por está liderando pessoas. Por conseguinte, ele deve criar um ambiente que acolha e motive todos os envolvidos. Além disso, é tarefa dele promover a cultura de relato de ideias novas e de anomalias.
E quando tem um problema o que o gerente deve fazer? Primeiramente as anomalias virão, em maioria, por meio dos relatórios enviados pelos indivíduos com o papel de supervisionar os operadores. Assim, os gerentes devem analisá-las e priorizá-las para identificar e selecionar as crônicas. Após escolher as mais críticas, ele deve conduzir a equipe a solucioná-las.
Dessa maneira, percebe-se que as tarefas da função gerencial giram em torno de guiar, incentivar e corrigir os colaboradores para atingirem as metas.
Na prática, como classificar e melhorar a divisão de responsabilidades dentro de uma organização ?
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