Para se manter competitivo no mercado atual é fundamental a concepção de melhoria contínua, uma vez que tal sistema permite que seus processos estarão em constante aprimoramento, culminando em custos e desperdícios cada vez menores e processos com cada vez mais qualidade e eficiência. Dessa maneira, nessa busca constante pela perfeição haverá pouco espaço para a comodidade, fazendo com que sua empresa esteja sempre em destaque em relação a concorrência. Entretanto, muitas pessoas têm dificuldade em identificar esses problemas que devem ser solucionados por meio da melhoria continua. Uma forma de encontrar essas barreiras é por meio das não conformidades.
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O que são não conformidades (NC)?
Nas palavras da própria ISO 9001:2015, não conformidade é o não atendimento de um requisito pré-estabelecido, ou seja, é quando existe um processo que, por estar ocorrendo de maneira problemática, gera resultados insatisfatórios. Assim, seu produto/serviço não atingirá os requisitos de qualidade exigidos pelos clientes ou por uma norma, estatuto ou regulamentação.
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Como tratar não conformidades?
As empresas estão adotando os sistemas de gestão da qualidade como a ISO 9001:2015 para solucionar de fato as não conformidades. Nessa linha de raciocínio, basicamente, esse sistema diz que são necessárias 4 etapas para resolver a questão das não conformidades.
Identificação e ação de contenção: Segundo Vicente Falconi: “Quem não mede não gerencia”, dessa forma, o primeiro passo é definir indicadores, parâmetros e métricas para conseguir medir e analisar seu desempenho e verificar se ele esta condizente com as metas, com a eficiência ideal que espera que sua empresa possua e com qualquer outro requisito exigido. Logo, será bem mais fácil comparar a medição real com a ideal e identificar se algum processo está agindo de forma não conforme. Após ser identificada, é fundamental realizar uma ação de contenção para mitigar a propagação desse problema, evitando que ele afete outros produtos ou setores.
Descrição e registro: Descrever toda a situação que a não conformidade está envolvida, ou seja , onde ela surgiu, em que momento, o que foi feito para contê-la, se é reincidente, entre outras informações. Isso vai garantir uma boa gestão do conhecimento dentro da empresa e facilitar o trabalho em possíveis novas atuações ou problemas semelhantes.
Vale ressaltar que muitas empresas se limitam a somente essas duas etapas, o que não gera muito resultados eficientes, já que inúmeras vezes o ocorrido é somente um efeito do real problema. Assim, é muito provável que a não conformidade venha a se repetir e prejudicar novamente sua empresa, gerando mais despesas e desperdício de tempo.
Identificação das causas raízes: Deve-se utilizar ferramentas da qualidade com o objetivo de realizar uma análise crítica do problema para encontrar o verdadeiro motivo que levou a sua ocorrência. Desse modo, agora será possível agir especificamente nessa causa raiz, eliminando-a e evitando que toda essa situação se repita. Alguns exemplos de ferramentas da qualidade são: Diagrama de Pareto, 5 porquês, Árvore do Problema, Diagrama de Ishikawa entre outros.
Definição do plano de ação e acompanhamento dos resultados: Definir de forma bem completa tudo que deverá ser feito para extinguir de vez a causa raiz da não conformidade. Para isso, recomenda-se o 5W2H que de maneira bem simples resume muito bem todas as informações necessárias. Em seguida, deve-se acompanhar se os resultados do plano de ação foram eficazes garantindo o cumprimento dos requisitos estabelecidos. Percebe-se novamente a importância de mecanismos de medição de resultados e indicadores.
Caso, o plano de ação proposto não tenha sido eficaz, repita as etapas reanalisando o problema e suas causas raízes.
Portanto, é de extrema importância solucionar as não conformidades por meio de atuações eficazes nas suas causas raízes, pois, assim, elas deixaram de ocorrer, evitando gastos de tempo e recursos em retrabalho e correções. Somado a isso, sua empresa estará em melhoria contínua, tornando seus processos cada vez mais produtivos.
