Falando simples: todo empresário trabalha para reduzir custos e aumentar receitas. Mas será que você realmente sabe o quão bem você está conseguindo fazer isso?

Definir objetivos é uma forma de guiar a empresa para onde ela quer chegar. Se no final do ano quero ter vendido 10.000 unidades do meu produto, melhorar minha eficiência na produção em 2,7% ou ter apenas uma taxa de 0,003% de peças defeituosas no meu processo produtivo, é uma mensagem clara para todo o corpo da organização: temos que alcançar isso para que a empresa continue crescendo. Mesmo assim, quando estabelecidos, alguns desses objetivos aparentam distantes demais e são acusados de serem impossíveis de atingir naquele prazo. Como podemos encontrar formas de mensurar o desempenho dos esforços que estão sendo feitos para atingir esses objetivos estratégicos? Se você conseguir medir o que está dando certo e o que está dando errado para alcançar esse objetivo, é possível eliminar processos e atividades que não estão contribuindo para alcançar aquela meta.

O indicador-chave de desempenho, ou KPI (Key Performance Indicator), é uma ferramenta de gestão para avaliar o sucesso de uma atividade da sua empresa. Frequentemente o sucesso da empresa é simplesmente mensurado pela repetição de certas realizações: clientes 100% satisfeitos todos os anos ou aumentar o faturamento em relação ao ano anterior em certa proporção, por exemplo. O KPI, em específico, depende de objetivos estratégicos que estão atrelados a onde a empresa quer chegar e ao próprio crescimento dela como organização. O KPI está intrinsicamente atrelado ao que é importante para a empresa. E é claro, o que é importante para a empresa varia muito de qual departamento ou setor da empresa estamos falando, possibilitando que a pessoa em contato direto com aquele objetivo possa ter mais proximidade com o que é mais importante a ser feito para alcança-lo.

Vamos a um exemplo comum de KPI de empresas de produção manufatureiras e de pequena/larga escala: o OLE (Overall Labor Effectiveness), eficiência geral de trabalho. Muito semelhante ao OEE (eficiência geral de equipamento), o OLE busca mensurar a disponibilidade de tempo dos trabalhadores, a performance ao produzir uma certa quantidade de produtos e a qualidade em percentual de produtos vendáveis que foram produzidos. O OLE permite que os produtores/administradores possam tomar decisões estratégicas e operacionais ao avaliar o efeito desses três fatores relacionados ao trabalho. Como isso tange principalmente o custo operacional da empresa e a qualidade final do produto, é possível mensurar os resultados desse KPI para acompanhar se está sendo possível atingir um objetivo estratégico atrelado a ele. Agora, para termos ainda mais profundidade técnica em como realizar o KPI, vamos aprender a calcular o OLE.

Performance:

                O principal a ter-se em mente ao calcular este fator é saber que é necessário que o trabalhador produza determinado serviço, peça ou produto num tempo padrão ou mínimo necessário para que seja possível manter a linha de produção ou entregar um produto no prazo do cliente.

O cálculo é feito da seguinte forma:

 

Performance = Saída real de trabalho / Saída esperada de trabalho

 

Vamos a um exemplo prático:

Uma empresa que produz peças automotivas e precisa entregar determinadas peças para um cliente a um ritmo que possa atender a demanda desse cliente.

Demanda do cliente: 60 peças por hora

 

Dentro de uma determinada etapa da produção dessa peça, temos as seguintes características:
Três trabalhadores

Turnos de 8 horas

30 minutos de pausa por dia

70 minutos de tempo de parada de produção por problemas mecânicos por dia

 

Produção dos 3 trabalhadores: 655 peças por turno

 

 

Tempo disponível: 8 horas = 480 minutos x 3 trabalhadores = 1440 minutos

Tempo de pausa não é tempo de trabalho: 30 minutos x 3 trabalhadores = 90 minutos

Quando a produção para por falhas os trabalhadores não trabalham:

3 trabalhadores (todos ficam parados) x 70 minutos = 210 minutos

Tempo total disponível = 1440 – 90 – 210 = 1140 minutos

Demanda do cliente: 60 peças por hora. Para que a nossa produção consiga atingir esse valor, deve-se manter um ritmo de trabalho diário. Vamos encontrar um ritmo por hora ideal que os três trabalhadores supostamente poderiam produzir em relação aos minutos reais disponíveis.

60 peças por hora = 1 peça por minuto

Dessa forma, o tempo para produzir a capacidade produtiva dos 3 trabalhadores, 655 peças, é: 655 peças x 1 peça por minutos = 655 minutos

Então, voltando à nossa fórmula inicial de performance, vamos ver o quanto do tempo real que temos disponível está condizente com o tempo de produção das 700 peças.

Performance = 655 minutos / 1140 minutos = 0,5745 = 57,45%. Isso significa que temos muito tempo sobrando para os nossos trabalhadores, sendo que essas 655 peças consomem um pouco mais da metade do tempo disponível deles.

Em várias empresas, boa parte do tempo perdido está relacionado a organização do próprio ambiente de trabalho, sendo difícil encontrar ferramentas para conserto ou até a própria fonte do defeito da máquina. A metodologia 5S é uma grande aliada ao implementar uma organização que facilita que o problema do processo produtivo seja identificado de forma rápida, reduzindo, por exemplo, os 70 minutos de parada de produção por problemas mecânicos.

Disponibilidade:

 

Disponibilidade = Tempo de produção dos trabalhadores / Tempo estipulado para trabalho

 

No mesmo exemplo da empresa anterior, temos a seguinte situação para os trabalhadores:

Três trabalhadores

Turnos de 8 horas

30 minutos de pausa por dia

70 minutos de tempo de parada de produção por problemas mecânicos por dia

Turno de 8 horas = 480 minutos

3 trabalhadores x 480 minutos = 1440 minutos estipulados para trabalho

30 minutos de pausa x 3 trabalhadores = 90 minutos sem trabalho

70 minutos de parada x 3 trabalhadores = 210 minutos sem produção

Dessa forma, nosso tempo de produção dos trabalhadores é:

1440 – 90 – 210 = 1140 minutos

Então para concluir, temos uma disponibilidade de:

Disponibilidade = 1140 minutos / 1440 minutos = 79,16%.

Uma das conclusões que podíamos ter é que, do tempo que pagamos para os trabalhadores estarem na empresa, apenas 79,16% é retornado em produção ou força produtiva. Essas análises são fundamentais para começarmos a atrelar o KPI aos objetivos estratégicos da empresa.

Qualidade:

Qualidade pode ser interpretada de várias maneiras. Nossa abordagem para o OLE será em relação aos produtos que saem da nossa cadeia produtiva e são aptos a serem vendidos (não possuem defeitos) e atendem as expectativas do cliente. Esse fator permite que possamos analisar a produtividade de cada turno, e a partir disso determinar quais trabalhadores estão sendo mais produtivos e quais estão sendo menos produtivos. Isso permite traçar ações corretivas para que o objetivo estratégico seja atingido com melhor eficiência e eficácia.

 

Qualidade = peças vendáveis / peças totais produzidas

 

Exemplo prático:

Tomando os mesmos exemplos dos casos anteriores, nossa empresa que produz peças e nosso cliente que possuí uma demanda por hora.

3 trabalhadores produziram no final do turno 343 peças que estavam perfeitas para serem enviadas do cliente. O total de peças produzidas, independentemente de ter defeitos ou não, é 412 peças; desse total, 343 peças poderiam sair para envio do cliente. O restante das peças possuía algum defeito e tiveram que ser reintroduzidas no processo produtivo ou foram desperdiçadas.

Dessa forma, a qualidade é:

343 peças perfeitas / 412 peças totais produzidas = 83,25%

Algumas dessas peças defeituosas podem ter causa, por exemplo, por erros humanos ou falta de treinamento técnico. Seria possível aplicar uma ferramenta do Lean que iria diminuir esses erros e melhorar o fator qualidade: o Poka-Yoke. Ela transforma o processo produtivo de tal maneira que é impossível realizar a tarefa da maneira incorreta.

Para concluirmos o cálculo do OLE, devemos associar esses 3 fatores encontrados.

OLE = Performance x Disponibilidade x Qualidade

No nosso estudo de caso, obtivemos:

Performance: 57,45%

Disponibilidade: 79,16%

Qualidade: 83,25%

Então, para o nosso exemplo, obtivemos um OLE de 37,86%.

A utilização inteligente deste KPI permite que o empresário/produtor tenha acesso a uma análise rápida da sua força de trabalho. O OLE expõe certos padrões que podem ser usados para demonstrar problemas mais sutis, antes não tão aparentes assim. Além disso, pelo fato de possuir variáveis mais detalhadas embutidas no cálculo, ele nos leva a especificamente quais pontos críticos são necessários atuar para melhorar esse índice, finalmente fazendo com que a empresa continue caminhando para atingir seus objetivosSua empresa possui alguma dessas oportunidades de melhoria? Entre em contato conosco e marque uma visita técnica gratuita!