Muitas vezes vemos empresas implementando métodos que buscam melhoria em seus processos, porém, não olham para o objetivo como “um todo” e acabam se perdendo futuramente em novos problemas. E se fosse possível aplicar um método cíclico e focado na melhoria contínua? Nesse artigo, você vai ver um pouco mais sobre o DMAIC, um método enxuto com foco na qualidade.

Contextualização

O método DMAIC, de origem no Six Sigma, com foco na robustez e qualidade nos processos, surgiu como uma tentativa de solucionar um impasse encontrado pela Filosofia Lean, que foca na melhoria contínua. Entendia-se que havia a necessidade de criar uma ferramenta que fosse enxuta, de acordo com a metodologia Lean, e, ao mesmo tempo, periódica e acessível para consulta em ocasiões futuras.

Nos anos 1980-1990, tanto a Motorola quanto a General Eletric (GE) utilizaram esse método e aprimoraram a qualidade nos seus processos, influenciando na rotina de produção e na eliminação de desperdícios. Certamente, após esses acontecimentos, o DMAIC ganhou alta notoriedade em meio ao gerenciamento de processos.

Afinal, o que é o DMAIC ?

A sigla DMAIC pode ser destrinchada em 5 palavras que definem o escopo de sua atuação, sendo elas:

  • Define: É o momento em que a questão principal é definir qual é o problema e o que fazer para solucioná-lo, além de envolver o objetivo final e toda sua estrutura. É interessante propor um brainstorming para levantar ideias junto à equipe, tornando o processo um pouco mais ágil e com uma visão a mais de todos os envolvidos;
  • Measure: Compreendido o problema, é necessário alinhar como vai observar as alterações que você fizer nele. É aqui que um aspecto característico do DMAIC aparece, um conjunto de dados, parâmetros e ferramentas estatísticas que tornará a medida mais embasada e propícia para seguir com método;
  • Analyze: Com uma base de dados prontificada, o próximo passo será analisar os problemas identificados, buscando a causa raiz. Para isso, há diversas ferramentas, como Diagrama de Ishikawa (Causa e Efeito) e a utilização do gráfico de Pareto.
  • Improve: Na quarta fase, é o momento de implementar as melhorias, através de tentativas e hipóteses levantadas. É válido ressaltar que, para maior benefício da empresa, deverá ser priorizada a ação que causará maior impacto positivo e trazendo o menor custo;
  • Control: Por último, é fundamental acompanhar os parâmetros definidos na fase de Measure para que você consiga controlar a efetividade do plano de ação implementado e, para isso, muitas vezes são usados os itens de controle. Uma característica dessa etapa é o monitoramento junto à análise crítica que possibilita enxergar os limites ultrapassados e a variabilidade que pode vir a ocorrer. 

Exemplo de aplicação do DMAIC

Para maior esclarecimento do método, vamos imaginar o gestor de um hospital lidando com reclamações frequentes feitas pelos clientes relacionadas a falta de materiais básicos. 

O primeiro passo seria definir o problema e como solucioná-lo. Com um brainstorming, chegou-se à conclusão de que era necessário aumentar a disponibilidade dos materiais.

Após essa etapa, o gestor faz um alinhamento dos dados disponíveis, como o registro de faltas de materiais, atividade dos fornecedores e o estoque. Disponibilizados esses dados, o passo seguinte seria analisá-los, a fim de encontrar suas causas. Neste exemplo, as causas encontradas foram a baixa frequência da revisão do estoque e o baixo desempenho dos fornecedores.

Em cima dessas conclusões, é elaborado um plano de melhoria, visando aumentar a frequência da revisão dos estoques e a implementação de um sistema criterioso de avaliação de fornecedores.

Na última etapa, é fundamental controlar as ações realizadas com ferramentas auxiliares. A carta de controle é uma ferramenta bastante usada nessa parte, pelo fato de monitorar os limites de variabilidade das medidas (neste caso, a ocorrência da falta de materiais).

Vantagens e desvantagens

O método apresenta algumas vantagens decorrentes do seu uso, dentre elas:

  • A estrutura do DMAIC é útil em processos de alta complexidade;
  • A chance de focar no problema errado é baixa, por ter uma fase de planejamento bem definida e destrinchada;

Entretanto, como a maioria dos métodos, o DMAIC apresenta algumas desvantagens:

  • Sem o entendimento correto durante sua aplicação, o risco de focar mais na ferramenta do que em encontrar a solução correta é alto;
  • O seu uso em problemas simples é complicado por ser mais detalhado e direcionado a problemas complexos.

DMAIC x PDCA

O PDCA (Plan, Do, Check, Action) e o DMAIC são bem semelhantes, às vezes são até confundidos. Bem, ambos se referem a implementação de uma cultura de melhoria contínua na empresa. É possível perceber duas diferenças ao fazer essa comparação, são elas:

  • O DMAIC é mais fundamentado em dados, o que pode ser corroborado pelo intenso uso de itens de controle e ferramentas de análise de dados quantitativos;
  • O DMAIC oferece uma fase de planejamento mais elaborada e estruturada, como é possível ver na imagem acima. 

Vale ressaltar que o método DMAIC é mais utilizado com ferramentas do Six Sigma, já o PDCA é trabalhado em conjunto com a metodologia Kaizen, dita uma filosofia japonesa.

Caso tenha interesse de saber mais sobre o PDCA também, basta acessar esse link.

A importância da melhoria contínua

Uma vez esclarecida a atuação que pode ter o DMAIC na melhoria contínua da sua empresa, vale ressaltar que o fator fundamental para evitar impasses futuros é, justamente, conter e padronizar esses processos. Apesar de envolver poucas palavras, o método abrange diversas partes da empresa.

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