Você busca se preparar estrategicamente para os riscos que sua empresa pode estar correndo? Nesse artigo, você entenderá melhor sobre o gerenciamento de riscos.
O que são riscos?
Conforme o Guia PMBOK, destinado a apresentar as melhores práticas de gerenciamento de projetos no geral, “risco é um evento ou uma condição incerta que, se ocorrer tem um efeito positivo ou negativo em um ou mais objetivos do projeto, como escopo, prazo, custo e qualidade”. Pensando na realidade do dia a dia de uma empresa, os riscos costumam estar associados a qualquer planejamento de projeto em futuro próximo, como a implementação de novas práticas, métodos e ferramentas, além dos projetos mais longos, que visam gerar maior impacto no processo de produção. Os riscos existirão para qualquer um desses contextos, e para mitigá-los, é importante fazer o gerenciamento desses.
O que é o gerenciamento de riscos?
O gerenciamento de riscos é a busca por prevenir os eventos negativos, por meio do planejamento de respostas antecipadas aos pontos mais delicados do plano. Ademais, em consequência dessa gestão feita aumentam-se as oportunidades de ocorrência dos eventos positivos e, assim, caminha-se na direção do objetivo do projeto.
Vantagens do gerenciamento de riscos
- Maior segurança para as organizações
- Preservação do patrimônio e dos trabalhadores envolvidos nos processos
- Manutenção do fluxo produtivo
- Conquista de espaço permanente da empresa do mercado
- Aumento da produção e da produtividade dos envolvidos
- Economia de tempo e recursos financeiros da empresa
Passo-a-passo do gerenciamento de riscos e possíveis ferramentas para serem usadas como auxílio
A seguir, apresentaremos a sequência mais lógica para lidar com a incerteza envolvida nos riscos.
- Identificar: esse é o momento de você reconhecer os riscos presentes na sua organização, bem como as características dos mesmos. Algumas sugestões de caminhos para isso são:
- Brainstorming – debate aberto sobre o tema em que todas as ideias são bem-vindas. Em um segundo momento, uma priorização dos pontos levantados é realizada.
- Benchmarking – pesquisa de informações acerca de empresas semelhantes e/ou destaques nas áreas de atuação, a fim de obter uma comparação e/ou inspiração.
- Avaliar: nessa etapa analisamos sobre a probabilidade do risco se concretizar e qual seria o impacto disso para a empresa. Pode ser feita por meio de:
- Matriz de classificação de risco – Matriz de classificação de risco – a matriz é dividida em Probabilidade (rara, pouco provável, possível, provável e quase certo) x Impacto (desprezível, marginal, média, crítica, extrema) e assim concluímos se o risco é intolerável, substancial, moderado, aceitável ou trivial.
- Análise das causas – para uma atuação efetiva, é preciso que o foco seja na causa e não nos efeitos. Isso pode ser feito, por exemplo, através dos 5 porquês (clique aqui para entender melhor).
- Atuar: já nesse ponto, é realizada a construção das estratégias para lidar com cada um dos riscos. Para que isso aconteça são feitos:
- Planos de ação – Para que sejam o mais tangíveis e aplicáveis possíveis, uma sugestão é utilizar 5W2H (o quê, porquê, quem, quanto, como, quando e onde). Os planos referem-se tanto a ações de prevenção quanto de correção.
- Monitorar: por fim, acompanhamos as ocorrências dos riscos ao longo do tempo e as consequências disso. Caminhos para isso são:
- Relatórios – redação técnica bem clara e objetiva sobre o que ocorreu, causa e resposta dada.
- Indicadores – métricas que servirão de referência para esse acompanhamento. No nosso post de gestão estratégica, você pode encontrar um pouco mais sobre.
Um exemplo prático que podemos citar do nosso cotidiano aqui na PJ é que ao iniciarmos o planejamento de um projeto, nós elencamos os possíveis riscos, levantamos suas causas e avaliamos as probabilidades de ocorrerem, bem como os impactos de cada um. Além disso, pensamos nas possíveis prevenções e correções. Tudo isso é feito por meio de ferramentas para conseguirmos monitorar o status de todas essas ameaças ao longo do projeto.
Agora que conheceu mais sobre o gerenciamento de riscos, caso tenha interesse em aprofundar mais sobre como evitá-los, saiba também sobre Poka Yoke: Como criar um sistema à prova de falhas.
Sente a necessidade de um auxílio para melhorar o gerenciamento de riscos da sua empresa? Não perca essa oportunidade e entre em contato conosco!
