Atualmente, muitas empresas têm vontade de ter um escritório para gerenciar projetos integrado em sua estrutura, porém muitas vezes não sabem quais são suas funções respectivas e nem os benefícios de ter um modelo organizacional que roda por projetos. Assim, dificultando a implementação de um Escritório de Projetos dentro da instituição.
A princípio, um Escritório de Projetos também conhecido como PMO (Project Management Office) é um departamento, que se encarrega pela definição e manutenção dos padrões de gerenciamento de projetos empresariais e também se trata de uma estrutura gerencial responsável por padronizar processos de governança relacionados a programas sob a sua tutela. Mas nem todo escritório de gerenciamento de projetos desempenha a mesma função dentro de uma empresa. Eles possuem 3 tipos:
Partindo desses 3 modelos, é importante frisar que eles não são sequenciais e que uma empresa pode abranger tanto um, como diversos tipos de PMO em sua composição. Para o bom funcionamento do seu Escritório de Projetos, é fundamental que você opte pela melhor configuração dele. Entretanto isso vai depender de diversos fatores, como os seus objetivos, a sua cultura e o seu contexto.
Como foi visto antes, é necessário que o seu Escritório de Projetos esteja adequado para a sua empresa. Então o primeiro passo para implementá-lo é justamente o entendimento da sua função e a definição do seu PMO, assim, delimitando os responsáveis e seus encargos e também alinhando a sua relação com os outros setores.
Após essa etapa, vem a elaboração dos processos de análise de demanda. Nessa parte, será estruturado a forma como as demandas chegam ao escritório, abrangendo tanto a identificação passiva quanto a ativa. Então, é definido como essas demandas serão compreendidas e priorizadas, para que os projetos sejam levantados, assim, realizando o planejamento e validação deles.
Posteriormente, vem a fase de elaboração da metodologia e processos de controle. Nessa fase, é determinada a rotina de trabalho dos trabalhadores do escritório. Aqui são analisados diversos pontos e se define a metodologia de trabalho, os ritos, o gerenciamento do projeto e a gestão do conhecimento. Além disso também são estabelecidos os processos de controle, assim, definido os indicadores de acompanhamento e seus procedimentos de coleta e análise.
Por fim, vem a fase de estabilização. Aqui, toda estrutura já está definida, mas para começar a rodar o PMO, o alinhamento e a capacitação são fundamentais. Então, são realizados treinamentos e workshops com todos funcionários do escritório envolvidos e cabe a eles promover a cultura de projetos dentro da empresa. Fora isso, ainda é importante uma última etapa que é a alavancagem do projeto piloto que, escolhido de maneira estratégica, serve para entender quais são os caminhos a serem trilhados e o que ainda é preciso adaptar dentro dos processos.
Após entender o que é um Escritório de Projetos e como implementá-lo, aqui vão alguns benefícios que ele pode trazer para a sua empresa:
Esses são alguns dos benefícios que uma empresa que roda por projetos e que tem uma estrutura respectiva para isso, possui. Vale ressaltar que segundo uma pesquisa da pm solutions em 2016, 85% das empresas tinham um PMO, e pelo menos 30% das que não possuíam, tinham interesse em ter um. Assim, evidenciando a força que ele tem no mundo corporativo.
Dessa forma, fica evidente o quão importante é um escritório de projetos dentro de uma empresa moderna. Caso você tenha interesse em implantar um, é interessante que entenda que se trata de um processo que demanda muita dedicação, tempo e conhecimento. Então a PJ Consultoria ficaria feliz em auxiliar na condução da implementação de um Escritório de Projetos dentro da sua empresa.
Saiba como nosso time pode ajudar você e sua empresa!