Conheça as principais ferramentas para mapear e padronizar os processos e aumentar a produtividade do seu negócio!

 

A Importância de mapear os processos

É fundamental mapear os processos da sua empresa para padronizar o modo como aquele processo será executado, permitindo que o seu funcionamento seja sempre o mais eficiente e com mais qualidade possível.

Assim, não só haverá uma melhora na produtividade das suas atividades como também haverá uma maior organização dentro da sua empresa.

Além disso, inúmeras empresas dependem do conhecimentos de seus funcionários para que sua operação funcione de forma adequada. Dessa forma, quando esse colaborador sai da empresa todo o conhecimento do processo vai embora com ele.

 

Então, novamente o mapeamento e a padronização de processos vai permitir que esses problemas de gestão do conhecimento acabem na sua empresa, uma vez que haverá documentos detalhados com tudo que um novo funcionário precisa saber.

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Ferramentas para mapear processos

Antes de começar a mapear e padronizar os processos da sua empresa é necessário levantá-los primeiro, ou seja, identificar as principais atividades que realiza-se para que seu negócio funcione.

Em seguida, deve-se utilizar uma das ferramentas de mapeamento para representar o processo.

 

  • Procedimento Operacional Padrão
    A primeira ferramenta para mapeamento é o Procedimento Operacional Padrão (POP) que serve para formalizar as instruções necessárias para executar uma tarefa.
    Assim, as atividades serão descritas de forma extremamente detalhada com o objetivo de garantir qualidade, produtividade e segurança de todo o processo independentemente de quem a realiza.
    Devido a isso, também reduz possíveis variações em seus resultados.
    Além disso, esse documento ajuda bastante no treinamento de pessoal, já que os novos funcionários terão facilmente em mãos um passo a passo daquele processo, executando exatamente como planejado.

 

POP para mapear processos

Exemplo de um POP e seus principais campos

 

  • Fluxograma
    A segunda ferramenta é o Fluxograma que representa o processo de uma forma gráfica e visual, permitindo uma visão completa da sequência de atividades e também os fluxos de informação ou comunicação envolvidos.
    Somado a isso, por ser muito dinâmico ele permite uma visualização rápida de todas as informações principais do processo.
    Nessa linha de raciocínio, com esse olhar completo e sistêmico do processo é possível analisar todas as etapas e encontrar formas de alterar e melhorar esse fluxo.
    Por exemplo, eliminar etapas repetitivas ou que não agregam valor ao produto final, reduzem drasticamente os desperdícios e os custos de um processo. Desse modo, é possível otimizar os lucros e a produtividade da sua empresa por meio da análise desses diagramas.

 

Conclusão

Com um mapeamento completo dos processos da sua empresa é possível ter um visão completa do funcionamento do seu negócio. Assim, fica mais fácil identificar gargalos e pontos de melhoria que se eliminados vão otimizar seus processos e aumentar produtividade da sua empresa ainda mais.

 

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