O gerenciamento de processos de uma empresa são todas as atividades realizadas por ela que tem como entrada um insumo determinado e como saída um outro produto diferente. No caso de uma siderúrgica, por exemplo, seus processos são as atividades que transformam o minério de ferro em aço. A competitividade de uma empresa está diretamente ligada à eficiência de seus processos. Quanto mais rápidos, mais baratos e com menos desperdícios, maior é o lucro e maior é a chance de sucesso da organização.
Por isso, existem projetos de Gerenciamento de Processos. Eles são realizados por empresas de consultoria, como a PJ, para aumentar a eficiência dos processos das empresas. Eles analisam os processos da organização, identificam pontos de melhoria e propõe mudanças de aperfeiçoamento.
A PJ já realizou vários projetos de Gerenciamento de Processos. A seguir vamos apresentar um caso de sucesso em uma indústria do setor automobilístico no município de Contagem. O Projeto da PJ conseguiu agir em um pool financeiro de 120 mil reais por semestre, em uma estimativa conservadora.
A empresa que vamos abordar fabricava itens de ferramentaria para o setor de peças de veículos. Na prática, ela produzia as máquinas que seriam utilizadas para produzir as partes dos automóveis.
Ela era uma empresa que movimentava uma quantidade de recursos muito elevada, que lidava com muitos funcionários e que tinha um processo de trabalho extremamente complexo. No entanto, observou-se que ela ainda passava por problemas simples que são comuns a outras organizações menores, como a falta de procedimentos de trabalho padrão e o registro insuficiente de determinadas informações críticas.
Ela havia passado recentemente por uma auditoria de uma montadora que era sua cliente e muitos desses problemas já haviam sido diagnosticados. Por isso, o Diretor da companhia tinha urgência em solucioná-los.
A equipe da PJ então foi até a empresa e começou a executar o projeto. De início, foi feita uma imersão em todas as etapas que compunham o processo de produção das máquinas. Entrevistamos funcionários, coletamos dados e observamos o dia a dia na fábrica. A partir disso, mapeamos todas as atividades de produção, por meio de fluxogramas e outros documentos. Essa foi a primeira vez que a organização passou a ter em mãos o que ela fazia de forma documentada.
Depois de documentar tudo isso, a equipe levantou qual eram as principais dores do cliente, isto é, os principais problemas que prejudicavam o seu desempenho. A PJ chegou a 4 problemas principais:
1. Setor de Logística: Utilizando conceitos da filosofia Lean Manufacturing, desenhamos uma nova função, denominada de “técnico de logística” que ficaria responsável em levar os matérias de uma etapa do processo produtivo para a outra. Isso aumentou a velocidade das transferências de materiais e dificultou bastante a perda de peças
2. Formulários de Inconformidades: Foram criados dois formulários on-line que registrariam os erros na produção, com o responsável sendo apontado. Isso permitiu que a empresa tivesse ciência dos erros que estava cometendo e também coibiu a ocorrência de erros frequentes.
3. Organização do Galpão: Foram designados locais específicos para cada tipo de peça, com marcação visual do chão e com a instalação de prateleiras e placas indicativas.
4. Definição de Atribuições e Funções para todos os funcionários: foram criados documentos contendo o que cabia à função de cada funcionário. Isso eliminou as situações em que ninguém sabia quem deveria desempenhar determinada atividade.
Essas mudanças foram validadas com a diretoria e com os funcionários de cada setor afetado por elas. Logo elas já entraram em vigor e já começaram a mostrar resultados. Pela redução do retrabalho, a equipe da PJ estima que o projeto agiu sobre um pool financeiro de 120 mil reais por semestre.
O projeto durou 43 dias úteis. A empresa como um todo se mostrou bastante satisfeita com o trabalho da equipe e o cliente já se tornou um cliente fidelizado: já comprou um outro projeto com a PJ. Os princípios metodológicos que utilizamos nessa organização podem ser utilizados para gerar melhorias em outras empresas de todos os tipos e dos mais variados tamanhos.
Caso tenha alguma dúvida, ou deseje fazer um projeto de Gerenciamento de Processos na sua empresa, entre em contato conosco e marque uma visita técnica gratuita!
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