O gerenciamento por processos de uma empresa são todas as atividades realizadas por ela que tem como entrada um insumo determinado e como saída um outro produto diferente. Veja como a PJ Consultoria atuou na Evo Equipamentos
O projeto de Gerenciamento de Processos foi realizado na Evo Equipamentos, uma empresa de locação de máquinas pesadas para diversos setores, que está no mercado há 10 anos. A frota de máquinas veio crescendo ao longo dos anos, aumentando o número de clientes. Porém, os processos da empresa não acompanharam esse crescimento. O cliente buscou a PJ porque queria formalizar seus processos para guiar a força de trabalho, além de padronizá-los e melhorar a eficiência operacional de seus funcionários através de uma melhor estruturação da empresa.
Para atender à demanda do cliente, primeiro era necessário que a PJ entendesse completa e profundamente todos os processos existentes na empresa. A partir de um roteiro para mapeamento de processos, todos os funcionários foram entrevistados acerca das atividades que realizavam.
Com a finalização dos mapeamentos e total entendimento dos processos, foi feita uma análise sobre eles visando identificar gargalos e gaps que diminuíam a eficiência operacional dos funcionários e atravancava os processos. Os maiores problemas foram encontrados na interface entre o Setor de Compras com o Setor de Manutenção e com o Setor Administrativo-Financeiro. Para auxiliar na proposição de melhorias, foi utilizado o Canvas de Transformação de Processos, metodologia na qual são definidos quais ganhos objetiva-se para que os processos atinjam seu patamar ideal. Dessa forma, foram propostas mudanças na estrutura da empresa para aperfeiçoamento de interfaces e processos.
As melhorias foram apresentadas através da Agenda de Melhorias, documento que contém informações de como o processo era realizado antes, quais problemas eram gerados e as origens deles, como o processo seria realizado, o esforço para a implantação das mudanças e os efeitos que as mudanças vão gerar. Além disso, para guiar a implementação das melhorias, foi entregue um Plano de Implementação das melhorias propostas, coordenando prazos e responsáveis para a realização das tarefas.
Posteriormente à validação das melhorias pelo cliente, foram elaborados Procedimentos Operacionais e Fluxogramas para formalizar os processos da Evo Equipamentos e, consequentemente, padronizá-los, além de uma ferramenta de compilação de indicadores para medir os resultados. Por fim, a PJ acompanhou e coordenou a implementação das melhorias pelos funcionários, a fim de garantir o atingimento dos resultados.
Dentre os resultados destaca-se o planejamento de manutenções e compras, que impede que as manutenções sejam realizadas com atraso e a redução dos custos de manutenção a partir do aperfeiçoamento de visitas comerciais, que permitiu maior contato do Setor de Manutenção com as máquinas locadas.
No Setor Financeiro houve grande melhora em seus processos, através de um Planejamento Financeiro, que visa aumentar a saúde financeira da empresa, além da redução do pagamento de juros e multas e garantia de pagamento das contas. O desenvolvimento do ramo comercial permitiu um melhor entendimento das demandas e necessidades dos clientes, bem como medir a satisfação desses.
A partir da formalização dos processos e da gestão à vista criada, aumentou-se a eficiência operacional dos funcionários, aumentando a organização das atividades e processos. Além disso, tornou-se mais fácil o treinamento de novos funcionários.
Caso tenha alguma dúvida, ou deseje fazer um projeto de Gerenciamento por Processos na sua empresa, entre em contato conosco e marque uma visita técnica gratuita!
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