‘’Dividir para conquistar’’. Esse foi o pensamento que norteou Júlio Cesar durante suas conquistas no Império romano. Este exemplo prova que a visão sistêmica é de extrema importância para o êxito desde os primórdios da civilização. Hoje em dia, aplicamos esse conceito de maneira mais ampla em nosso cotidiano e nos nossos negócios, incluindo eles, as cadeias produtivas na indústria. Sendo assim, temos em mente que o entendimento das partes nos ajuda a compreender melhor o desempenho do todo, nos levando a busca por métodos que facilitem essa etapa, tal qual o mapeamento de processos. Uma das ferramentar mais utilizadas atualmente e que você também pode implementar para organizar sua empresa.
Pode parecer simples, mas saber correlacionar os diferentes processos que ocorrem numa cadeia produtiva é essencial para proporcionar fluidez. No entanto, muitas empresas ainda não tiveram um direcionamento crítico nesse sentido por não conseguirem enxergar os efeitos de maneira imediata. Logo, acabam sempre batendo na mesma tecla e não conseguem atingir o seu pico de produtividade com menor custo.
O mapeamento de processos, então, surge como uma ferramenta que visa correlacionar os elementos de entrada com os de saída, através de uma visão analítica de todos os atores, elementos e eventos que o possam ter modificado para chegar naquele resultado. Esses elementos podem aparecer na forma de dados, gráficos ou peças e uma entrada pode ter diferentes saídas. Uma barra de aço pode terminar como uma peça funcional ou uma peça defeituosa, logo deve-se buscar aquela que agrega maior valor.
Obviamente que cada ambiente é distinto. Logo, devem ser analisados de maneira ímpar, porém existem passos que podem ser empregados de maneira genérica e que facilitarão as buscas por condições ótimas para organizar sua empresa. São eles:
Como mencionada acima cada processo envolve uma entrada e pode ter mais de uma saída. Cabe ao executor identificar todas as entradas e suas possíveis saídas, assim como os demais recursos como ações, energia utilizada, fornecedores externos e internos, métodos, tecnologias, entre outros.
Também é o momento de se pensar no objetivo das etapas: por que ela deve existir, quais os riscos, o que se espera de resultado, quais as normas estão envolvidas e quanto é o tempo estimado.
Com a etapa passada passamos a enxergar cada atividade como parte de um conjunto integrado a empresa. Dessa forma agora é possível designar quem é o responsável por cada tipo de trabalho e seus métodos de trabalho. Alternativamente, a metodologia 5w2h, acrônimo em inglês que representam as principais perguntas que devem ser feitas e respondidas ao investigar e relatar um fato ou situação, é uma das mais utilizadas no âmbito empresarial atualmente. Logo, por ser muito versátil, ela é aplicável a várias atividades profissionais, análise de sistemas, cadeia produtiva, a administração, as vendas e vários outros.
Fluxogramas são ferramentas essenciais no mapeamento de processos
O fluxograma é uma etapa essencial, pois é a que ilustra de forma lógica todos os dados colhidos até o momento. Atualmente as metodologias mais utilizadas em fluxogramas no mercado são ANSI, swimlane e BPMN, cada uma com seus próprios símbolos que permitirão a construção sequencial das etapas e sua correlação com todos os elementos envolvidos.
Com o fluxograma em mãos finalmente é possível desenvolver uma visão sistêmica dos processos da fábrica. Logo, é fácil identificar inconformidades e erros em algumas etapas, sendo possível traçar um plano de ação para melhorá-las.
Além disso, é possível identificar as etapas que geram mais valor para o processo e estudar medidas para otimizá-la. Por exemplo, com redução do tempo gasto com transporte ou mudança das grandezas mecânicas envolvidas para um processo que gaste menos energia.
Com tudo o que foi mencionado até aqui é possível traçar planos de ação para otimização e padronização de cada etapa, mas, ainda mais importante, é garantir que essas serão executadas.
Essas propostas devem ser priorizadas e implementadas o mais rápido possível para garantir que os resultados esperados foram alcançados e, se não, reestruturadas para o melhor cenário possível.
Sabemos agora o quão essencial é o mapeamento de processos para organizar sua empresa. Alem disso, outro ponto importante que o mapeamento de processos traz consigo é o caminho aberto para a otimização de processos. Agora com toda visão sistêmica atingida, é possível buscar soluções muito mais assertivas. Por exemplo, seria possível permitir com que um engenheiro mecânico apontasse as principais melhorias em um processos de fabricação.
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