Gerenciamento por processos: Porque aderir?

O que é Gerenciamento por processos

Gerenciamento por Processos são todos os esforços que um grupo de pessoas realiza para transformar os inputs (matérias primas, conhecimento técnico, mobilizações) em outputs (produtos, serviços, partes de produtos, serviços para a própria empresa). Nesse sentido, o processo de produção de empadas, por exemplo, começa na estimativa da quantidade a ser produzida, passando pela compra dos ingredientes, contando com a produção da empada em si, até a venda da empada, terminando em seu transporte para o varejista.

Em linhas gerais, processos são todas as atividades que a empresa executa, seja para gerar valor para seu cliente ou para o funcionamento da empresa em si, como por exemplo, o processo de contratação de novos funcionários ou de emissão de notas fiscais.

Porque gerenciar por processos

Em toda empresa, os processos estão sempre se transformando ao longo do tempo; seja devido a variações na forma pela que são executados, às pessoas que o executam ou até mesmo pela descoberta de “atalhos” ou melhorias em como executá-lo.

Entretanto, nem sempre a empresa atua em seus processos da melhor maneira, resultando em perdas de tempo, pessoal e dinheiro simplesmente porque os processos não são documentados ou executados da maneira mais eficiente. O Gerenciamento de Processos busca estabelecer relações entre as atividades executadas pela empresa, visando que cada parte compreenda os objetivos, o valor do que executa dentro da cadeia produtiva ou de prestação de serviços e como interfere no restante da empresa.

O Gerenciamento de Processos nada mais é que um processo de melhoria na empresa. Com a adoção da metodologia, a organização obtém uma visão ampla de seus processos, o que facilita a identificação de atividades que não agregam valor ao produto final para simplificá-las ou eliminá-las. Além disso, com áreas mais integradas, cada setor percebe as expectativas exigidas para aqueles que utilizarão os outputs do seu processo, levando a oferta de um produto ou serviço de maior qualidade.

Ao gerenciar seus processos, possibilita-se que todos na empresa compreendam melhor como se inserem no contexto e como podem contribuir para que a organização atinja os melhores resultados possíveis.

Minha empresa precisa gerenciar processos?

Perguntas importantes:

Existe algum gargalo na produção ou na prestação do serviço?

A empresa percebe que tem entrave em alguma máquina da produção ou em algum setor? Ali o processo “agarra” e costuma gerar problemas?

Há falhas de comunicação? A informação não é muito bem passada ou compreendida? Ocorrem erros na produção por causa disso? (Especialmente crítica no setor de serviços!)

Você, como dono, ou algum outro funcionário enxerga problemas na empresa, para os quais não se consegue identificar muito bem a causa e nem propor soluções eficientes?

Não possui algum processo necessário já criado ou algum não muito bem estruturado que precise de adaptação ao contexto da sua empresa?

Alguns processos não agregam valor e funcionários se sentem desmotivados com a tarefa?

Existe uma preocupação contínua em sempre melhorar as atividades da empresa e trazer lógicas as tarefas executadas?

Algum setor gasta demais ou desperdiça demais?

Você identifica oportunidades de melhorias, mas tem dificuldade em implementá-las nos processos?

Existe retrabalho? Pessoas ou setores diferentes tem que executar novamente tarefas que já haviam sido executadas por outros?

Geralmente, toda empresa precisa de um Gerenciamento de Processos. Nele, é realizado um diagnóstico da organização ou de algum de seus setores para, a partir disso, se propor soluções. Inclui um mapeamento dos processos visando a identificação de falhas, de pontos críticos e de desperdícios, além da coleta e da análise de dados para a identificação das causas dos problemas levantados. Com isso, as oportunidades de melhorias devem ser identificadas, priorizadas e então implementadas. Dessa forma, será possível reduzir custos, otimizar processos e elevar a produtividade do seu negócio.

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