Medir o desempenho da sua empresa é uma das tarefas mais desafiadoras para o dono de um negócio, será que você está medindo o seu corretamente?
Definir objetivos é uma forma de guiar a empresa para onde ela quer chegar.
Se no final do ano quero ter vendido 10.000 unidades do meu produto, melhorar minha eficiência na produção em 2,7% ou ter apenas uma taxa de 0,003% de peças defeituosas no meu processo produtivo, é uma mensagem clara para todo o corpo da organização: temos que alcançar isso para que a empresa continue crescendo.
Mesmo assim, quando estabelecidos, alguns desses objetivos aparentam distantes demais e são acusados de serem impossíveis de atingir naquele prazo.
Como podemos encontrar formas de mensurar o desempenho dos esforços que estão sendo feitos para atingir esses objetivos estratégicos? Se você conseguir medir o que está dando certo e o que está dando errado para alcançar esse objetivo, é possível eliminar processos e atividades que não estão contribuindo para alcançar aquela meta.
O indicador-chave de desempenho, ou KPI (Key Performance Indicator), é uma ferramenta de gestão para avaliar o sucesso de uma atividade da sua empresa.
Frequentemente o sucesso de empresas é simplesmente mensurado pela repetição de certas realizações: clientes 100% satisfeitos todos os anos ou aumentar o faturamento em relação ao ano anterior em certa proporção, por exemplo.
O KPI, em específico, depende de objetivos estratégicos que estão atrelados a onde a empresa quer chegar e ao próprio crescimento dela como organização. O KPI está intrinsecamente atrelado ao que é importante para a empresa.
E é claro, o que é relevante para a empresa varia muito de qual departamento ou setor da empresa estamos falando, possibilitando que a pessoa em contato direto com aquele objetivo possa ter mais proximidade com o que é mais importante a ser feito para alcança-lo.
A utilização inteligente deste KPI permite que o empresário, gestor ou produtor tenha acesso a uma análise rápida do seu negócio.
O OLE (Overall Labor Effectiveness – Eficácia Geral do Trabalho) por exemplo expõe certos padrões que podem ser usados para demonstrar problemas mais sutis, antes não tão aparentes assim. Além disso, pelo fato de possuir variáveis mais detalhadas embutidas no cálculo, ele nos leva a especificamente quais pontos críticos são necessários atuar para melhorar esse índice, finalmente fazendo com que a empresa continue caminhando para atingir seus objetivos.
Assim não só o OLE, mas qualquer outro indicador ou métrica é fundamental para ter mais controle do seu negócio e poder saber se alguma melhoria foi realmente efetiva, uma vez que será possível observar se o indicador apresentou alguma melhora. Assim, é possível acompanhar melhor o crescimento da empresa por meio da análise dessas informações.
Alguns outros exemplos de indicadores:
Vamos a um exemplo comum de KPI de empresas de produção manufatureiras e de pequena/larga escala: o OLE (Overall Labor Effectiveness), eficiência geral de trabalho.
Muito semelhante ao OEE (eficiência geral de equipamento), o OLE busca mensurar a disponibilidade de tempo dos trabalhadores, a performance ao produzir uma certa quantidade de produtos e a qualidade em percentual de produtos vendáveis que foram produzidos.
O OLE permite que os produtores/administradores possam tomar decisões estratégicas e operacionais ao avaliar o efeito desses três fatores relacionados ao trabalho.
Como isso tange principalmente o custo operacional da empresa e a qualidade final do produto, é possível mensurar os resultados desse KPI para acompanhar se está sendo possível atingir um objetivo estratégico atrelado a ele.
Agora, para termos ainda mais profundidade técnica em como realizar o KPI, vamos aprender a calcular o OLE. A fórmula básica do OLE é composta por três variáveis principais:
OLE = Performance x Disponibilidade x Qualidade
Vamos passar por cada uma das variáveis e utilizar alguns exemplos fictícios.
O principal a ter-se em mente ao calcular este fator é saber que é necessário que o trabalhador produza determinado serviço, peça ou produto num tempo padrão ou mínimo necessário para que seja possível manter a linha de produção ou entregar um produto no prazo do cliente.
O cálculo é feito da seguinte forma:
Performance = Saída real de trabalho / Saída esperada de trabalho
Em várias empresas, boa parte do tempo perdido está relacionado a organização do próprio ambiente de trabalho, sendo difícil encontrar ferramentas para conserto ou até a própria fonte do defeito da máquina.
A metodologia 5S é uma grande aliada ao implementar uma organização que facilita que o problema do processo seja identificado de forma rápida, reduzindo, por exemplo, os 70 minutos de parada de produção por problemas mecânicos.
Já percebemos que, com esses valores de tempo de produção na ponta do lápis e com uma análise um pouco mais minuciosa, começamos a identificar oportunidades de melhoria e aplicar ferramentas para começar a tornar o processo produtivo mais eficiente.
Disponibilidade = Tempo de produção dos trabalhadores / Tempo estipulado para trabalho
Qualidade pode ser interpretada de várias maneiras. Nossa abordagem para o OLE será em relação aos produtos que saem da nossa cadeia produtiva e são aptos a serem vendidos (não possuem defeitos) e atendem as expectativas do cliente.
Esse fator permite que possamos analisar a produtividade de cada turno, e a partir disso determinar quais trabalhadores estão sendo mais produtivos e quais estão sendo menos produtivos. Isso possibilita traçar ações corretivas para que o objetivo operacional, posteriormente tático e finalmente estratégico sejam atingidos com melhor eficiência e eficácia.
Qualidade = peças vendáveis / peças totais produzidas
Algumas dessas peças defeituosas podem ter causa, por exemplo, por erros humanos ou falta de treinamento técnico. Seria possível aplicar uma ferramenta do Lean que iria diminuir esses erros e melhorar o fator qualidade: o Poka-Yoke. Ela transforma o processo produtivo de tal maneira que é impossível realizar a tarefa da maneira incorreta.
Para concluirmos o cálculo do OLE, devemos associar esses 3 fatores encontrados.
OLE = Performance x Disponibilidade x Qualidade
Você não vai encontrar fórmulas mágicas para mensurar o desempenho da sua empresa e, se encontrar, provavelmente não irá retratar a sua realidade como deveria.
O mais importante é achar uma maneira de medir esses indicadores-chave de acordo com a situação, objetivos e estratégia de mercado da sua organização.
Trace uma estratégia para sua empresa, defina planos de ação para tornar essa estratégia em algo tangível e estabeleça KPI’s personalizados que retratem sua situação fidedignamente.
E muito além de entender o seu mercado e seu público para definir sua estratégia, para estruturar bons KPI’s é necessário ir até o processo produtivo, conversar com as pessoas envolvidas (e não apenas executivos e gerentes), entender sua conjuntura, desenhar o processo de ponta a ponta e, sempre que necessário, consultar experts no assunto; só assim você poderá entender em tempo real se está no caminho certo para chegar aos seus objetivos estratégicos e, caso identifique estar aquém do desempenho necessário, quais ações serão necessárias para gerar impacto na execução.
Além disso, é necessário desenvolver formas de coletar dados para que eles possam ser transformados em informações e depois em indicadores. Em seguida é necessário dispor essas métricas de forma visual e acessível para o acompanhamento efetivo desses dados. Isso é feito por meio da criação de Dashboards. Tudo isso é feito por meio do projeto de implementação de Business Intelligence que busca definir indicadores de desempenho para sua empresa e depois estruturar todo o processo para que isso funcione de forma eficiente e automatizada.
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