Você enfrenta dificuldades no dia a dia da sua empresa, sente uma falta de padronização e baixa produtividade? O Gerenciamento da Rotina pode solucionar essas dificuldades e otimizar os resultados!
O Gerenciamento da Rotina tem por objetivo nortear as ações cotidianas realizadas na organização, para que os colaboradores entendam suas responsabilidades, além de identificar e corrigir problemas nos processos. Dessa forma, o gerenciamento visa otimizar resultados, aumentar a qualidade do trabalho e minimizar os custos.
Segundo Vicente Falconi, em seu livro Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia “O segredo do bom gerenciamento está em se saber estabelecer um bom plano de ação para toda meta de melhoria que se queira.”
Alguns obstáculos que ocorrem na rotina de trabalho das organizações são:
Um bom gerenciamento traz uma série de benefícios para as empresas entre eles estão:
Chegamos agora na parte essencial que é entender os passos para implementá-lo na sua empresa:
O primeiro passo é entender e analisar os processos da organização e reunir as melhores práticas existentes nos fluxos de cada tarefa, a fim de realizar a padronização.
Nessa etapa são identificadas as atividades críticas, aquelas que se não forem bem executadas causam um grande impacto na empresa. Assim, o foco é identificar e priorizar as causas raízes dessas anomalias.
Após a identificação dos pontos críticos é o momento de definir as melhorias, elaborar planos de ação e formas de mensurar o resultado que será alcançado. Portanto, nessa etapa são definidos metas e indicadores para alcançar uma melhora nos parâmetros de resultados dos processos.
O último passo é executar as melhorias que foram traçadas nos planos de ação, realizando auditorias para averiguar se os processos estão de acordo com o planejado.
Para realizar o Gerenciamento da Rotina geralmente é utilizado o ciclo PDCA, que está relacionado à melhoria contínua, porque a cada finalização das 4 etapas, caso o resultado esperado não tenha sido atingido, inicia-se novamente.
Ciclo PDCA
O ciclo é composto pelas seguintes etapas:
Essa etapa é o momento de identificação do problema e investigação de suas características. É recomendado desdobrá-lo em problemas menores, que podem ser mais facilmente resolvidos. Em seguida, são analisadas as causas e organiza-se um plano de ação para cada uma das causas dos problemas menores.
Durante a etapa de execução é colocado em prática os planos de ação, tendo como objetivo bloquear as causas fundamentais levantadas na primeira etapa. Portanto, é importante informar e treinar os colaboradores sobre os procedimentos padronizados, além de informá-los sobre as metas e objetivos.
Uma técnica utilizada para a implementação dos planos de ação é a 5W2H, que consiste em responder as perguntas “O quê?”, “Por quê?”, “Quem?”, “Quando?”, “Onde?”, “Como?”, “Quanto?”. Dessa forma, há uma melhor descrição das ações que serão tomadas e é atribuído a responsabilidade a um ou mais colaboradores específicos.
Esse é o momento de checar a efetividade dos planos que foram executados, mensurar os resultados atingidos e verificar, caso o resultado tenha sido insatisfatório, se todas as ações foram colocadas em prática.
Por fim, o objetivo dessa etapa é realizar as correções e melhorias necessárias que foram identificadas na terceira etapa, como também padronizar os ganhos obtidos no processo.
Com essa metodologia é possível estar melhorando continuamente os processos e resolvendo os principais problemas da sua empresa que impedem ela de crescer. Dessa forma, o Gerenciamento da Rotina é fundamental para manter a competitividade da sua empresa e melhorar cada vez mais a qualidade do seu produto/serviço.
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